这是一个非常重要的设置,主要影响您使用 POP3 邮件协议时的邮件同步行为。
核心概念：什么是“在服务器上保留副本”？
这个设置决定了 Outlook 在收取一封新邮件后，是应该将其从邮件服务器上删除，还是应该继续留在服务器上。
- 勾选（保留副本）：Outlook 会下载邮件到您的电脑，但邮件原件会继续留在服务器上。
- 不勾选（不保留副本）：Outlook 会下载邮件到您的电脑，并同时从服务器上删除这封邮件。
为什么需要这个功能？（主要用途）
这个功能主要用于 POP3 协议的账户，POP3（Post Office Protocol 3）的设计初衷就是“下载并删除”，所以默认情况下是不保留副本的，勾选此选项主要有以下几个好处：
在多台设备上查看邮件（最常见用途）
假设您有一台台式电脑和一台笔记本电脑,都配置了同一个邮箱。
- 如果不勾选：
- 您在台式电脑上 Outlook 收件箱里看到了所有新邮件。
- 当您回到笔记本电脑上时,会发现收件箱是空的，因为所有邮件都已经被台式电脑“下载并删除”了。
- 如果勾选：
- 您在台式电脑上 Outlook 收取了邮件，但邮件还留在服务器上。
- 当您打开笔记本电脑的 Outlook 时，它会再次连接服务器，发现这些邮件还没被“删除”，于是可以再次收取到您的笔记本上。
重要提示：对于需要在多台设备上同步邮件的场景，IMAP 协议是更好的选择，IMAP 默认就是“在服务器上保留副本”，并且所有设备操作的都是服务器上的同一份邮件，同步体验更好，只有在不支持 IMAP 或某些特殊情况下，才需要通过这个设置来“模拟”多设备同步。
（图片来源网络，侵删）
备份和恢复
将邮件保留在服务器上,相当于在邮件服务商（如腾讯企业邮、阿里云邮箱、Exchange Online 等）的服务器上自动创建了一份备份，即使您的电脑硬盘损坏、重装系统或误删了本地 Outlook 数据文件（.pst），您也可以重新登录邮箱，从服务器上重新下载邮件。
通过网页版邮箱访问
即使您在 Outlook 客户端（桌面版）中下载了邮件，只要副本还在服务器上，您就可以随时通过浏览器登录邮箱的网页版（如 Outlook Web App / OWA），在任何地方查看这些邮件。
如何在 Outlook 中设置此功能？
操作步骤会因 Outlook 版本（桌面版、网页版）和账户类型（POP3, IMAP, Exchange）而略有不同。
Outlook 桌面版 (Microsoft 365 / Outlook 2025 / 2025 / 2025 / 2010)
对于 POP3 账户，设置方法如下：
- 打开 Outlook，点击 文件 > 账户设置 > 账户设置...。
- 在“电子邮件”选项卡中，选择您的邮箱账户，然后点击 更改...。
- 在弹出的窗口中,点击 其他设置...。
- 切换到 “高级” 选项卡。
- 在“服务器端口”下方，找到 “将邮件的副本留在服务器上” (Leave a copy of messages on the server) 这个复选框，勾选它。
- （可选但强烈推荐） 勾选下方的两个选项，以避免服务器被邮件撑爆：
- “在 X 天后从服务器删除” (Remove from server after X days)：建议设置为 7-30 天，这可以防止旧邮件无限期地占用服务器空间。
- “从服务器删除已删除的邮件的副本” (Delete copies of messages from server when deleted from 'Deleted Items')：这是一个很好的习惯，确保您在 Outlook 中删除邮件后，服务器上的副本也会被删除，保持两边同步。
- 点击 确定，然后点击 下一步 和 完成。
对于 IMAP 和 Exchange 账户：
- IMAP：默认就是“在服务器上保留副本”，您无法也无法需要取消这个设置，IMAP 的所有操作都是实时的，直接作用于服务器上的邮件。
- Exchange (Microsoft 365 / Exchange Online)：此设置不可用，Exchange 使用的是同步技术，邮件默认都存储在服务器上，通过“缓存 Exchange 模式”在本地创建副本，实现无缝同步，您无需进行此设置。
Outlook 网页版
Outlook 网页版的所有邮件都默认存储在服务器上，因此没有“保留副本”这个设置，无论您从哪个设备登录网页版，看到的都是服务器上的同一份数据。
重要注意事项和最佳实践
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警惕服务器空间耗尽：如果您勾选了“保留副本”但没有设置“删除期限”，您的邮箱很快就会达到容量上限，导致无法接收新邮件。务必设置一个合理的删除天数（如 14 或 30 天）。
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IMAP 是更好的多设备同步方案：如果您需要在手机、平板、电脑等多个设备上完美同步邮件、日历和联系人，请优先使用 IMAP 协议，而不是通过 POP3 的“保留副本”功能来勉强实现，IMAP 的同步是双向、实时且高效的。
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Exchange/Microsoft 365 用户无需关心：如果您使用的是企业级的 Exchange 或个人版的 Microsoft 365，您完全不用担心这个问题，您的数据天然就是“在服务器上保留副本”，并且所有设备都会自动同步。
| 功能 | 作用 | 适用场景 | 注意事项 |
|---|---|---|---|
| 在服务器上保留副本 | 让 Outlook 下载邮件后，原件仍留在服务器。 | 使用 POP3 协议时，需要在多台电脑上查看邮件。 为邮件创建服务器备份。 |
仅适用于 POP3 账户。 必须配合“删除期限”使用，否则会占满服务器空间。 对于多设备同步，IMAP 是更优选择。 |
希望这个详细的解释能帮助您理解 Outlook 的这个功能！
