这个设置的核心是 IMAP 协议，与“邮件下载后从服务器删除”的 POP3 协议 相反，IMAP 会将邮件保留在服务器上，所有通过 IMAP 连接的设备看到的都是服务器上的同一个邮件状态。
（图片来源网络，侵删）
下面我将分两种情况详细说明如何设置：
使用 Outlook 桌面版 (Microsoft 365 / Outlook 2025 / 2025 / 2025 / 2010)
这是最常见的情况，设置的关键在于 账户类型 和 账户设置。
步骤 1：确认你的账户类型是 IMAP
你需要确保 Outlook 配置的账户是 IMAP，而不是 POP3。
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打开 Outlook，点击左上角的 文件。
（图片来源网络，侵删） -
在 文件 菜单中，点击 信息，然后点击 账户设置。
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在下拉菜单中选择 账户设置...。
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在弹出的窗口中，选中你的电子邮件账户，然后点击 更改...。
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在“账户设置”窗口中，查看 “账户类型”，如果显示为 IMAP，那么恭喜你，默认情况下邮件就已经保留在服务器上了，如果显示为 POP3，你需要修改设置（见下一步）。
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步骤 2：对于 IMAP 账户，确保“保留服务器副本”的选项已勾选
对于 IMAP 账户，这个选项通常是默认开启的,但最好检查一下。
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在上述的“账户设置”窗口（更改账户设置 界面），点击左下角的 其他设置...。
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在弹出的窗口中，切换到 “高级” 选项卡。
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在“服务器端口”下方，找到 “在服务器上保留邮件的副本” 这个复选框，并确保它被勾选。
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点击 确定，然后再次点击 下一步 和 完成 保存设置。
步骤 3：对于 POP3 账户，修改为 IMAP（强烈推荐）
如果你使用的是 POP3 协议，并且希望在不同设备上同步邮件，最好的办法是将其修改为 IMAP。
- 重要提示：在修改之前，强烈建议你备份现有的 Outlook
.pst数据文件，以防万一，你可以在 文件 > 打开和导出 > 导出 中进行备份。 - 在“账户设置”的 更改账户设置 界面，点击 其他设置...。
- 切换到 “高级” 选项卡。
- 找到 “服务器端口” 部分，将 “传入的邮件服务器 (POP3)” 的端口
110修改为995，并勾选 “此服务器要求加密连接 (SSL)”。 - 将 “传出的邮件服务器 (SMTP)” 的端口
25修改为587（或465），并勾选 “此服务器要求加密连接 (SSL)”。 - 点击 确定 返回主账户设置窗口。
- 将 “账户类型” 从 POP3 下拉修改为 IMAP。
- Outlook 会自动更新服务器地址：
- 传入邮件服务器：会自动变为
imap.[你的邮件域名.com] - 传出邮件服务器：会自动变为
smtp.[你的邮件域名.com]
- 传入邮件服务器：会自动变为
- 输入你的用户名（通常是你的完整邮箱地址）和密码，然后点击 “测试账户设置”。
- 如果测试通过，点击 下一步 和 完成。
完成以上步骤后，你的 POP3 账户就成功转换为 IMAP 账户，邮件将开始保留在服务器上,并可以在所有设备间同步。
使用 Outlook.com 网页版
如果你使用的是浏览器访问 Outlook.com (outlook.live.com)，那么邮件默认就是永久保留在服务器上的,你的操作其实是在管理服务器上的邮件。
- “删除”邮件：默认情况下，邮件会被移到“已删除”文件夹，并在 30 天后 自动永久删除。
- “清空已删除”文件夹：点击“已删除”文件夹上方的“清空文件夹”，会立即永久删除这些邮件,且无法恢复。
- 如何避免邮件被删除：如果你希望某些邮件永不删除，只需将它们从“收件箱”拖到 “草稿” 或 “其他” 文件夹即可，保存在这些文件夹中的邮件没有自动删除期限,会永久保留在服务器上。
总结与重要提示
| 场景 | 操作方法 | 关键点 |
|---|---|---|
| Outlook 桌面版 | 检查账户类型是否为 IMAP。 在 账户设置 > 其他设置 > 高级 中，确保勾选 “在服务器上保留邮件的副本”。 |
强烈推荐使用 IMAP，因为它支持多设备完美同步。 |
| 从 POP3 切换到 IMAP | 在账户设置中，将账户类型从 POP3 改为 IMAP，并相应地修改服务器地址和端口。 | 操作前务必备份！ 这会改变邮件的同步方式。 |
| Outlook.com 网页版 | 无需任何设置，邮件默认保留在服务器上。 | 注意“已删除”文件夹的 30 天自动清理 规则。 |
额外注意事项：
- 服务器空间限制：邮件服务器（无论是你的公司邮箱还是 Outlook.com）都有存储空间上限，如果长期保留所有邮件，可能会导致邮箱已满，无法接收新邮件，建议定期清理不需要的邮件，或使用“归档”功能。
- 同步性能：保留大量邮件在服务器上可能会在初次设置或同步时花费较长时间。
- 备份：即使邮件在服务器上，也建议你定期将重要的邮件导出或备份到本地,以防服务器发生意外或误操作。
